視頻會議可以劃分為視頻基本系統和周邊設備2部分。周邊設備指攝像機，大屏幕，麥克風和音響，采用出色的外設，可以帶來理想的音視效果。但是高檔的外設卻十分昂貴，在整個視頻會議系統中，經常需要非常大的投入。

    視頻會議不僅可以作為傳統的召集分公司間開會的手段，而且逐漸的，將被利用來作為日常的可視化交流工具，所以，對視頻會議的使用上的期望值將日益攀升。

    由于視頻會議投入經常十分龐大，當建成后，又不能實現預期設想時，將給用戶帶來很重的負擔，棄之可惜，改造又需要更龐大的投入。

    因此，尋求靈活的逐步投入的實施方案，將有助于用戶掌握投入的分寸，在使用中逐步建立對視頻應用的了解，并有效地對周邊設備進行增減，從而降低項目風險。

    這里所指的視頻會議基本系統，是指將攝像機，麥克風音響等外設簡化，用最便宜的pc攝像頭（一個100元左右），pc小麥克風（幾十元一個），pc小音響（幾十元一個），pc顯示器作為周邊外設。準備好合適的網絡帶寬，服務器，視頻會議軟件，就可以建立簡易的視頻會議系統。

    盡管這樣簡易的視頻會議還缺乏出色的音視效果，但是作為視頻交流的用途來說，已經足夠。關鍵是，該系統能夠充分的展示項目實施后的各種準備上的不足，比如：是否視頻畫面會卡，是否聲音會停頓甚至聽不到，是否會導致在一個大型集團中 若干分公司無法參與會議而最終導致視頻會議項目的失敗。

    一個視頻會議項目的失敗的原因會很多種可能性，比如，網絡帶寬不足，服務器性能不夠，視頻傳輸軟件不夠理想，等等。

    將視頻會議分為基本系統和周邊外設，逐步進行實施，將有利于用戶控制項目的風險和節奏。一開始只需要搭建視頻會議基本系統。

    一般，局域網視頻會議基本系統，（局域網通常都是100M帶寬），所以只需考慮視頻會議軟件和服務器。而這樣的成本計算如下：

    對清揚視頻會議軟件而言，專業版的軟件費用為20000 + 800*客戶端數，50方會議的軟件費用就是6萬；服務器要采用性能較好的4核服務器，比如：Dell的PowerEdge™ T410，費用在2萬左右；兩者合計才8萬左右，就可以利用現有網絡、現有PC和簡化的周邊設備，搭建起運行良好的視頻會議系統。

    很多用戶用在有vpn的廣域網中，對廣域網中的視頻會議基本系統，則要考慮：視頻會議軟件、帶寬和服務器。軟件和服務器成本同上，還需要考慮廣域網帶寬，尤其是服務器所在的出口帶寬是必須得到保證的。對以北京電信通為例，10M光纖3萬，20M光纖5萬，50M光纖9萬的年度費用（網上搜索所得）。用戶需要根據自己的具體情況進行選擇。

    總之，成本控制、分步實施、外設逐步增減，就可以把注意力集中在視頻會議的質量和實用性評估，以得到穩定可靠的會議效果。