1.本會場聲音拾取和擴聲

    通常，視頻會議會場往往必須適應既能在臺上發言、又能在臺下發言這兩種不同的使用狀態。這兩種使用狀態對本會場擴聲會有明顯影響。因為中、小型報告廳主揚聲器通常安裝在臺口兩側墻面，臺上發言時，傳聲器不在主揚聲器覆蓋范圍，可以得到較高的傳聲增益；而臺下發言時，傳聲器已進入主揚聲器覆蓋范圍，傳聲增益必然會降低。

    解決這個問題的辦法就是在臺下發言時設法使主揚聲器覆蓋區域避開臺下發言位置。有兩個處理方法可以考慮，一種方法是將主揚聲器安裝支架做成內傾角可調，在臺下發言時轉動主揚聲器適當減小內傾角；另一種方法是主揚聲器不固定安裝而是安裝在揚聲器立架上，在臺下發言時將主揚聲器連同立架適當向后移。這兩種方法都可以使臺下的傳聲器避開主揚聲器覆蓋區域。

    2.遠端會場聲音信號的擴聲

    視頻會議終端實際輸出的遠端聲頻信號常常會出現音量不夠、失真和噪聲（包括交流聲）等問題。視頻會議終端的聲頻輸出電平應該盡量開大，不僅可提高音量，更可以提高信噪比。噪聲特別是交流聲是視頻會議聲頻系統常見問題，大多數交流聲是由于接地不當形成“地回路”引起的。最理想的解決辦法是在視頻會議終端和調音臺輸入端之間加聲頻隔離器。聲頻隔離器最好有金屬屏蔽盒并接地，以免聲頻隔離器受到電磁干擾。遠端會場聲音信號最好單獨送入調音臺一個通道，而不要通過信號選擇器和其他信號（例如播放機）共用調音臺一個通道。

    3.本地會場聲音的送出

    本地會場聲頻信號和本地擴聲不宜使用調音臺同一路輸出信號，而應該從調音臺輔助或編組輸出端口送到視頻會議終端的聲頻輸入，這樣不僅有利于單獨調節送出信號的電平，和本地擴聲的音量互不影響；而且，雖然大多數視頻會議終端內部已經集成了回聲抑制功能，但分路輸出更有利于抑制通過遠端會場引起聲反饋或回聲。

    4.錄音

    現在有價格偏高的專門用于會議錄音錄像的多路錄播設備；也可采用每臺只能記錄1路視頻的家用硬盤/光盤錄像機。如果只要錄音，在計算機上安裝錄音軟件就可以，只是有些計算機（特別是移動計算機）聲卡只有傳聲器輸入端口而沒有線路輸入端口，這就必須將調音臺“錄音輸出”端口的信號用兩只電阻分壓衰減成傳聲器電平，否則將可能會使聲卡輸入端過載，造成錄音失真。

    視頻系統

    1.攝像系統

    多路攝像時，要選擇最適宜的畫面顯示或送出，因此每臺攝像機的圖像需要同時預先監視。這就需要將每臺攝像機的輸出先通過1分2視頻分配器分配，一路送視頻切換設備，另一路接監視器預監。為了避免監視器過多，可采用屏幕分割顯示方式。也可以利用視頻監控用的多路1分2視頻分配器和多畫面分割器產品。如果希望攝像機能自動跟蹤發言人，最好采用“手拉手”會議系統，通過手動打開發言單元控制攝像機跟蹤。

    2.顯示系統

    目前，主顯示器以采用正投影為多。只要注意限制環境亮度，就能取得較滿意的顯示效果。為發言人設置的“返看”顯示器通常都采用平板顯示器。等離子顯示器顯示的圖像質量優于液晶顯示器，但大多數反光比較明顯，然而現在許多“硬屏”液晶顯示器也有明顯反光。不過視頻會議顯示的內容很少有暗場景畫面，反光也許并不十分明顯。

    3.燈光系統

    為了正確再現景物的色彩，視頻會議會場照明宜采用3200K的三基色熒光燈，光線柔和、溫度低而且節能。現在有可調光三基色熒光燈具，使用更靈活、方便。由于自然光的色溫比三基色燈高得多，如果這兩種光源同時照射，可能會使圖像產生色干擾，因此不宜利用，盡量避免自然光。

    4.供電和接地

    因為視頻會議常常有比較重要的會議，為保證會場系統供電的安全可靠，減少由電源帶來的干擾，視頻會議設備、照明和空調等用電應該分路供電，并且視頻會議設備最好加設在線式UPS。為了安全，保護接地是必須的。

    5.會場環境

    建聲問題在除大型工程外的會場建筑聲學設計中常常被忽視。由于缺乏建聲概念或節省設計費用，另外一些中、小型建筑設計部門也不具備建聲設計能力，因此很少進行專門的建聲設計。裝潢部門又主要從美觀出發，并且基本不具備建聲設計能力。于是長期以來，裝潢結果要么到處使用玻璃、石材和金屬等光滑的裝飾面，造成混響時間過長，使清晰度差和傳聲增益低；要么大量應用軟包，造成中、高頻吸聲過度，使聲音發干。視頻會議會場以語言擴聲為主，從語音清晰度要求考慮，其全頻混響時間宜在0.5 s～0.8 s之間為佳。建聲對音響效果起著舉足輕重的作用，對視頻會議會場尤為重要。因此，建聲是非常重要的一項，比使用昂貴的設備更節省，甚至有“事半功倍”的效果。