對于一些想尋求最佳會議，最佳教學效果的公司、學校，管理、監控各項會議設備和會議室安排是基本的步驟。會議管理軟件解決方案是AMX公司資源管理軟件系統中的一個組成部分，它既是一個可以安裝在服務器上的企業級的軟件解決方案，對公司及校園的IT技術人員，管理者、會議室的使用者都是一個首選的方案。

    設備監控和預維護

    會議管理軟件會持續不間斷對系統中的設備進行監控，并通過呼機或發送Email向適當的支持人員發送即時信息，報告設備發生的故障或者受到的干擾。管理人員及技術人員可以在任何地方使用基于網絡的瀏覽器控制臺實時查看系統運行情況。

    對多種語言的支持

    會議管理軟件支持多達6種語言：荷蘭語、英語、法語、德語、意大利語和西班牙語。每個組織中的用戶都可以把語言設置成自己的母語，而日期和時間會隨著用戶的設置而自動切換。這項有價值的功能針對使用不同語言的大的全球機構而開發。

    時間安排及房間配置

    會議管理軟件將靈活的時間安排與強大的設備配置功能相結合，可以很容易地進行房間預備。會議管理軟件與MicrosoftOutlook、Exchange、GroupWise或LotusNotes兼容，也可以直接通過會議管理軟件直接安排時間。你可以每天、每周、每月檢查房間是否可用，并且預訂房間及當與會人員到來時安排投影儀開始運轉，音樂開始播放。

    獲得幫助臺的支持

    會議管理軟件能即時自動地通過呼機或者Email向幫助臺或者指定人員報告設備實時的故障信息。用戶和系統的管理者可以向幫助臺添加請求注釋，記錄其他信息并快速地解決問題。